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Guía para implementar un 'home office' exitoso en su empresa.

  • Guía para implementar un 'home office' exitoso

    Pareciera ser que el elemento duro (Hard)  ya no es la tecnología, sino los recursos humanos, sera este el nuevo paradigma de trabajo a resolver?

    "La modalidad del home office nos da la oportunidad de avanzar en la transformación digital de cualquier empresa o negocio"

    Aquí propongo un plan, recomendaciones y pasos para llevar adelante un proyecto de un buen home office.

    Antes los escenarios actuales, se nos exige estar atento anticipando futuras contingencias, el ahorro de costos nos permitirá ser más fuertes en casos de contingencias, el paradigma del trabajo está cambiando y la tecnología ya está disponible.

    Debemos saber que:

    • No es para todos.
    • Se debe definir roles y objetivos claramente y consensuados, con un esquema de tareas y metas, con tiempos de entrega definidos.
    • Asesorar y educar sobre cuáles son las condiciones ideales para crear un espacio y una rutina de trabajo en las casas de cada uno.

     

    Ventajas 

    • Posibilidad de armonizar la vida personal con las responsabilidades laborales, sobre todo si los horarios son flexibles.  
    • Mayor autonomía y libertad en el modo de llevar a cabo las tareas del trabajo.  
    • Ahorro de tiempo y dinero, al evitar traslados y comidas fuera. 
    • Menos posibilidad de enfermarse o contagiarse, en temporada de enfermedades respiratorias infecciosas. 
    • Mejor productividad, cuando el trabajador puede sacar adelante sus tareas con libertad de horario. 
    • Mayor nivel de satisfacción laboral.
    • Una ventaja para la maternidad.

                                        

     

    Desventajas

    Distracciones peligrosas. Lograr concentrarse y ser productivos ya es todo un reto en la oficina, que se supone es un lugar acondicionado para facilitar a las personas desempeñar un trabajo. la casa no siempre es el mejor lugar para trabajar sobre todo si hay grandes distractores como la televisión, los amigos,  tu pareja o tus hijos pequeños; trabajar en casa requiere disciplina y un espacio tranquilo que funcione como oficina.

    No establecer un ambiente laboral. Tal vez un horario de 9 a 6 de lunes a viernes no es flexible para muchos, pero trabajar media hora en un proyecto y después lavar los platos puede ser una tentación peligrosa cuando se hace home office. Para aprovechar la libertad al máximo es necesario establecer horarios y reglas para separar la  vida personal de la  vida laboral, para no terminar trabajando a media noche. Un desorden en los  horarios puede traer más desventajas que beneficios a largo plazo.

    Tiempo en familia ¿de calidad? No tener que acudir a una oficina no quiere decir necesariamente que pasaremos más tiempo de calidad en familia. Estar en casa nos permite ocuparnos de otras actividades, pero la demanda del trabajo puede hacer que no tengamos tiempo de disfrutar a los hijos o a la pareja por atender pendientes. Una vez más la disciplina y la organización son clave.

    El soporte técnico corre por cuenta del empleado. Cuando se esta en la oficina y algo falla con la computadora sólo se tiene  que llamar al encargado de Soporte para obtener una solución, pero cuando trabajamos desde casa las fallas técnicas son nuestro problema y aunque la empresa ofrezca asistencia, perderemos mucho tiempo.

    Menos relaciones laborales En la vida laboral las relaciones humanas son de gran importancia, en ocasiones surgen problemas con un colega o el ambiente de la oficina es tenso. Sin embargo, también hay una parte disfrutable y motivante del contacto humano en el trabajo, como un amigo, un mentor o una actividad en grupo., por eso también son importantes las reuniones formales semanales del equipo de trabajo, con reglas y objetivos claros que se deben dar en cada reunión semanal para la siguiente reunión.

    Por supuesto, ninguna modalidad de trabajo es una panacea y el home office está lejos de ser perfecto.

     

    Los trabajadores con este esquema deben evitar algunos errores comunes: 

    1. Evadir responsabilidades. El hecho de no presentarse en la oficina no es sinónimo de estar ausente. Es importante atender las reuniones a distancia, cumplir con las llamadas y todas aquellas cuestiones que requieran una actuación puntual.  
    2. Trabajar sin horarios. Aun cuando el home office no se ajuste a la jornada laboral, es importante que el trabajador establezca una rutina y se fije horarios. La disciplina es necesaria para tanto sacar adelante los proyectos, como para liberar tiempo personal. 
    3. No disponer de un espacio. Tomar con seriedad el trabajo a distancia también implica asignar un espacio dentro de la casa, donde se encuentren las herramientas y condiciones necesarias para laborar.  
    4. Aislarse. Es común que quienes realizan home office se sientan aislados, especialmente durante los primeros meses. Por ello, trabajar de vez en cuando fuera de casa puede ser una buena idea para interactuar y evitar esa sensación.

     

    Pasos para crear una política de “home office”

    Identifique a los Lideres ( formales e informales):

    La figura de los líderes está presente en las organizaciones, pero también las distintas facciones de grupos de personas que les acompañan. Es muy importante identificar cuáles son cada una de ellas y lograr entender a qué nos enfrentamos. Si a los tradicionales, quizá a los congelados, a los expectantes o, si por el contrario, a los transformados.

    Cuando los líderes son capaces de entender a sus organizaciones es mucho más fácil tomar decisiones desde el punto de vista organizacional y del espacio

    • Necesita saber trabajar dentro de entornos en LA NUBE.
    • Contar con las herramientas y aplicaciones web necesarias
    • contar con una "CULTURA EMPRESARIAL"orientada a resultados.   

     

    Un programa para trabajar desde casa es muy atractivo tanto para los empleadores como para los colaboradores. Para muchos, el beneficio es un mejor balance vida/trabajo, pero algunas de las otras ventajas incluyen una mayor productividad y motivación en los colaboradores.

     

                                       

                                       

    Aunque hay que tener en cuenta que no todos los puestos pueden trabajar a distancia: hay tareas insustituibles que requieren estar en la oficina o planta de la empresa.

    Autoevaluación

    La empresa debe necesariamente llevar a cabo un diagnóstico de su situación actual y de los recursos disponibles, para poder generar una opinión conjunta y realista acerca de la posibilidad o no de encarar este modelo de trabajo. Dentro de los requisitos mínimos que se deben tener en cuenta, encontramos algunos en materia tecnológica, organizacional y también jurídica.

    En lo que respecta al ámbito tecnológico, es importante validar si la empresa cuenta con las herramientas que se necesitan para implementar el home office. En caso de que así no fuere, se debe evaluar la posibilidad de acceder a dichas herramientas.

    Sobre el campo organizacional, se deben analizar los aspectos fundamentales para el proyecto. Entre estos encontramos los costos de desarrollar la modalidad home office, los cargos que pueden efectivamente llevarse adelante con esta modalidad, el presupuesto de ello y los riesgos del proyecto.

    Finalmente, en el campo jurídico hacemos referencia a la identificación de la normativa vigente a nivel nacional y cómo esta se aplica a la entidad. Se deben tener en cuenta las consideraciones generales de la legislación, tanto en el ámbito privado como en el ámbito público.

     

    Planificación

    Una vez evaluado el estado de la empresa de cara a la implementación del trabajo home office, la planificación es un punto clave para lograr éxito en el proyecto. En este sentido, se designa un equipo líder por parte de la dirección de la empresa que es el que va a encargarse de la estructuración de la metodología y le proceso en general. El equipo es el que va a establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo, etapas, planes de acción, riesgos, indicadores y recursos.

     

    Prueba

    Planificado el modelo, antes de su íntegra implementación, es importante hacer una prueba piloto. Si bien es cierto que el plazo de tiempo de esta varía según la organización, en general oscila entre los tres y seis meses. Lo que permite la prueba piloto es medir los alcances y llevar a cabo todas las modificaciones que se consideren necesarias para mejorar la situación. En la prueba piloto se deben tener en cuenta cosas como la definición de la población objetivo, los equipos de trabajo, la modalidad a aplicar, la capacitación, entre otras cosas.

    1. Determinar quiénes pueden trabajar desde casa. Las personas desorganizadas y que necesitan que se les esté detrás para que cumplan, definitivamente no son buenos candidatos. Se podría probarlos de a poco. En el caso de que la empresa decida que su política es trabajar sólo en su oficina, será necesario establecer cuáles son las excepciones -por ejemplo, una crisis, peligro en la calle que atentaría la integridad del empleado, falta de transporte, cortes de energía eléctrica, etc.- y en esos casos se activaría el protocolo de home-office.
    1. Equipamiento esencial para trabajar. La empresa evaluará las condiciones básicas para que los empleados puedan hacer eficazmente home-office: escritorio y espacio suficiente para poder enfocarse en la tarea, a proveer por el colaborador; conectividad de alta velocidad -a veces se comparte el costo-; computador con los programas y accesos adecuados; teléfono celular corporativo o con reintegro de gastos proporcionales; y, sobre todo, procedimientos claros para la medición del rendimiento y resultados.
    2. Seguridad de la información. Al trabajar desde casa habrá datos de la empresa que estarán circulando. La empresa deberá garantizar el proceso de encriptación de datos, mientras que el empleado será totalmente responsable por el uso que hace de la información.
    3. Supervisión permanente y reportes del resultado. Hay mucha tecnología para trabajar colaborativamente en equipo en forma remota. Lo importante es entrenar a los líderes de equipos en que cada persona trabaje en su nivel apropiado, y establecer los protocolos de comunicación: cómo se contactarán, de qué forma se evaluará el resultado del teletrabajo (ya sea fijo o esporádico), y cómo se puede mejorar.
    4.  Hacer una política escrita. Un error es dejar todo en palabras o autorizaciones verbales. El home-office necesita de un documento escrito, legal y firmado por la empresa y cada empleado. En él se dejará en claro el nivel de desempeño que el empleado asegura que mantendrá. Al mismo tiempo, la empresa podrá auditar de diferentes formas: por ejemplo, en muchas empresas los empleados con este beneficio tienen que mantener una asignación mínima de horas diarias como jornada laboral; y en otras, se registran los horarios de conexión a la red como certificación de que, efectivamente, están en actividad. A su vez, el empleado también debe saber que el incumplimiento de sus funciones haciendo home-office tendrá la misma fuerza legal que si estuviese en la oficina.
    5. Riesgos de trabajo. Generalmente las coberturas están circunscriptas a determinados espacios y ámbitos; es importante asegurarse de contemplar los aspectos de riesgos, salud y cualquier otra incidencia, como un robo de materiales de trabajo.

     

    Las tres “C” del home-office: Compromiso, Cumplimiento y Comunicación. 

    La Empresa debe:

     Aumentar la responsabilidad individual

    La libertad de actuación implica, necesariamente, organización y gestión del tiempo, así como la difícil tarea de separar la vida personal de la profesional. Con la modalidad home office, los trabajadores tienen unas metas concretas y claras, además de un reporte constante acerca de las expectativas y plazos de entrega. Trabajar desde casa exige autodisciplina y una rutina de trabajo estipulada, estructurada y persistente, lo que termina significando un rendimiento superior.

     

     Facilitar la valoración del trabajo

    Ejecutar las tareas asignadas y cubrir ciertas responsabilidades a distancia facilita enormemente la evaluación del trabajo. Focalizar la actividad basándose en los resultados ayuda a tener una visión más objetiva del proceso. Se valora exclusivamente la calidad del trabajo y los resultados conseguidos, más allá de la presencia en el lugar de trabajo y las rutinas productivas.

     

     Contratar a los mejores

     Las empresas pueden contratar a los mejores sin que importe donde estén. No tener la obligación de ir a la oficina conlleva el beneficio de poder trabajar con profesionales de cualquier punto del mundo. Este aspecto amplía enormemente las posibilidades de seleccionar los perfiles más idóneos sin importar donde residen.

    El cambio debe venir desde bajo haca arriba, no ser impuesto ya que existe un cambio rotundo cuando el personal fue contratado bajo otro paradigma.

    Se sugiere crear una encuesta sobre esta posibilidad para abrir en las mentes esta opción.

    Es imprescindible facilitar pautas claras en la  política para “trabajar desde casa”. No poner atención a los detalles puede tener consecuencias graves, especialmente si los colaboradores no son supervisados de forma adecuada.

     

    Pasos para aplicar el teletrabajo en una empresa

                                                             

     

    1. Definir objetivos cuantificables:

    Establece los objetivos de cada equipo y cada teletrabajador. Tienen que ser observables y medibles.

     

    2. Definir los canales de comunicación:

    Elige cual va a ser el método para comunicarse con los trabajadores y define el número de reuniones / llamadas.

     

    3. Formar a los empleados:

    Los trabajadores deben estar preparados para teletrabajar a todos lo niveles. Además, tienen que conocer las herramientas que van a utilizar al trabajar a distancia.

     

    4. Establecer herramientas de control:

    Utiliza la tecnología para llevar un control de tus trabajadores.

     

    5. Facilitar el equipo necesario:

    Todos los empleados deben contar con el hardware y software necesarios para realizar su trabajo.

     

    6. Mejorar la seguridad:

    Teletrabajar supone un riesgo para la seguridad de la empresa, a través de una conexión VPN se puede convertir en más seguro este sistema.

     

    7. Supervisión periódica:

    Realiza un seguimiento activo del cumplimiento de las actividades y objetivos propuestos al teletrabajador.

     

    Algunos aspectos a considerar:

    1. ¿Quién debe trabajar desde casa? Todos los colaboradores son diferentes y hay que ser capaz de reconocer cuál de ellos será productivo trabajando desde casa. Aquellos que necesiten una estricta rutina para producir resultados pueden no ser los más idóneos.
    2. Equipo necesario ¿le pedirás que use su propia computadora o le facilitarás una laptop?
    3. Seguridad de la empresa: Se Confiara la información y documentación de tu empresa al colaborador estando fuera de ella. Trabajaran en red? Como? ¿Cómo recuperaras documentos si la relación laboral se termina?
    4. Supervisión del desempeño Muchas empresas utilizan software para dar seguimiento a la contribución de los colaboradores ¿cómo garantizarás que estén trabajando en niveles óptimos? Se debe establecer con cuánta frecuencia te comunicarás con ellos, incluso si es solo por correo electrónico.
    5. ¿Cuáles son las motivaciones de tus colaboradores?Debes dejar claro en tu política si esperas que los colaboradores trabajen en casa del mismo modo que lo haría en la oficina  o más aún . Por ejemplo, no deben pensar que trabajar desde casa es una opción para cuidar niños. Dejar en claro esto!
    6. Redacción de tu política. Mientras más detallada sea la política de trabajo, más fácil será solucionar desacuerdos respecto a los derechos de un colaborador.

    La política también debe describir la jornada laboral que esperas de alguien que trabaja desde casa, motivo por el cual es tan importante que seas capaz de supervisar su desempeño. Si necesitas actualizaciones continuas, debes establecer si el colaborador deberá acudir a la oficina y con qué frecuencia.

     

    Cultura de la empresa y descripción de puestos:

    Se debe establecer y definir la cultura de trabajo de la empresa y confeccionar una descripción de puestos a completar por cada empleado, con objetivos y alcances de responsabilidades.

    Pasos: en una 1er etapa se debe definir la cultura de la empresa y sus valores (cultura es la creencia compartida de valores y mitos) el objetivo de esta es que todos sientan y hablen el mismo idioma para establecer coherencia y unificar criterios entre el objetivo y la estrategia de la empresa).

    Establecer la Visión, Misión:

    Ejemplo:

    Cultura“Somos una empresa moderna, con un alto nivel de profesionales y  tecnología que satisface los más altos requisitos en  el mercado mayorista”.

    Visión: Vamos hacia una empresa de ultima tecnología que nos permitirá conocer más las necesidades de nuestros clientes para satisfacerlas en tiempo record.

    Misión: nuestra meta es ayudar, facilitar las herramientas tecnológicas a nuestros clientes para posicionarnos como líderes en el mercado.

     

    Primeros pasos: Encuesta

    . Descripción de puesto (cada empleado debe tener muy claro sus objetivos y responsabilidades)

    . Encuesta de satisfacción sobre la posibilidad del Home Office.

     

    Implementar un programa de teletrabajo implica también entrenar a los jefes y líderes de la empresa y a los empleados que estarán bajo esta política laboral, para que aprendan a trabajar a distancia, es necesario trabajar en equipo, facilitando una serie de encuentros para sentar las bases de cómo lo llevarán adelante, de qué forma medirán los resultados, cuáles serán los encuentros presenciales y los virtuales, y qué modalidades de liderazgo a distancia estarán vigentes.

     

    Herramientas Tecnológicas:  

     

     

    En las oficinas físicas también se vienen cambios:

    Algunos tips de diseño muy sencillos con los que los Arquitectos vamos a empezar a diseñar las mejores oficinas Post Covid 19:

    1. Empezando por el vestíbulo: ubicar hologramas simulando personas en mostrador de recepción y/o robots.

    2. Colocar felpudo con rejillas de absorción de suciedad y gérmenes en la entrada

    3. Incorporar sistemas de detección de fiebre por infrarrojos (IFSS) que se implementaron por primera vez durante el brote de SARS de 2003, en los vestíbulos de las oficinas.

    4. Potenciar la luz solar y la entrada de rayos UV y espacios abiertos como terrazas, azoteas, patios,..

    5. Ventilación natural; tan solo el 25% que respiramos es aire exterior el resto es recirculación. Vigilar estado de los filtros y hacer 4 renovaciones totales de aire cada hora.

    6. Usar tecnología antimicrobiana: aplicar lo aprendido sobre materiales del sector salud, baños y cocinas y aplicarlo en mostradores y muebles de uso común , como por ejemplo dekton de cosentino y krion de porcelanosa.

    7. Multiplicar los asistentes de voz alexa, siri y okgoogle. Estas herramientas de automatización y activación por voz minimizan instantáneamente los puntos de contacto y limitar la posibilidad de exposición a gérmenes.

    8. Aumentar sensores para:

    Abrir puertas

    Encender y apagar luces, musica,…

    Subir persianas

    Rellenar botellas de agua

    Secador de manos….

    9. Invertir mas en tecnología para trabajar en remoto

    10. Limpieza de espacios comunes y de áreas susceptibles como refrigeradores y fotocopias. Mejorar acuerdos con proveedores FM y contratos de mantenimiento.

                                                                                      *************************************************************************

    Alexis Genuth

    Lic. en Relaciones del Trabajo - Facultad de Sociología - Universidad de Buenos Aires 

    Posgrado en Ingeniería en Dirección y Organización de Empresas

    Facultad de Ingeniería - Universidad de Buenos Aires

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Comentarios

1 comentario
  • Alexis Genuth
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    17 de jun.

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